Política de Privacidad

GENERALIDADES

El presente documento establece las Políticas de Tratamiento de Datos Personales de la sociedad INVERSIONES HAY SAS., (en adelante,INVERSIONES HAY SAS o la Sociedad), en cumplimiento de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, y en él se describen los mecanismos por medio de los cuales INVERSIONES HAY SAS  garantiza un manejo adecuado de los datos personales recolectados en sus bases de datos, con el fin de permitir a los titulares el ejercicio del derecho de Hábeas Data.

RESPONSABLE

INVERSIONES HAY SAS es una persona jurídica de derecho privado, domiciliada en Funza, cuyos datos de contacto son los siguientes:
Dirección: Autopista Medellin km 7 Celta Trade Park Bod 17-1
Teléfono: 8219022
Correo electrónico: [email protected]

DEFINICIONES

- Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento
de datos personales;

- Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;

- Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;

- Encargado: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;

- Responsable: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;

- Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;

- Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

- Principio de legalidad: El Tratamiento de datos personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen;

- Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular;

- Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso einformado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización,o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;

- Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta,actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos,fraccionados o que induzcan a error;

- Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener delResponsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sinrestricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;

- Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de lanaturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley.

- Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otrosmedios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable parabrindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley;

- Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas quesean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso oacceso no autorizado o fraudulento;

- Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datospersonales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de lainformación, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ellocorresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.CONTENIDO DE LAS BASES DE DATOS En las bases de datos de INVERSIONES HAY SAS. se almacena información general como nombre completonúmero y tipo de identificación, género y datos de contacto (correo electrónico, dirección física, teléfonofijo y móvil). En adición a estos, y dependiendo de la naturaleza de la base de datos, la SOCIEDAD puedetener datos específicos requeridos para el tratamiento al que serán sometidos los datos. En las bases dedatos de empleados y contratistas se incluye, adicionalmente información sobre la historia laboral yacadémica, datos sensibles requeridos por la naturaleza de la relación laboral (fotografía, conformacióndel grupo familiar, datos biométricos).

En las bases de datos se podrá almacenar información sensible con previa autorización de su titular, incumplimiento de lo establecido en los artículos 5 y 7 de la ley 1581 de 2012.

TRATAMIENTO

La información que consta en las bases de datos de la empresa es sometida a distintas formas detratamiento, como recolección, intercambio, actualización procesamiento, reproducción, compilación,almacenamiento, uso, sistematización y organización, todos ellos de forma parcial o total encumplimiento de las finalidades aquí establecidas.

En cumplimiento de deberes legales, la sociedad podrá suministrar la información personal a entidadesjudiciales o administrativas.INVERSIONES HAY SAS. velará por el correcto uso de datos personales de menores deedad, garantizando que se cumpla con las exigencias legales aplicables y que todo tratamiento estépreviamente autorizado y se encuentre justificado en el interés superior de los menores.

FINALIDAD

La información recolectada por INVERSIONES HAY SAS. tiene como propósito permitir el adecuado desarrollo desu objeto como empresa dedica a comercialización de diversos productos nacionales e importados,además, la sociedad guarda la información necesaria para dar cumplimiento a deberes legales,principalmente en materia contable, societaria, y laboral. La información sobre clientes, proveedores,socios y empleados, actuales o pasados, se guarda con el fin de facilitar, promover, permitir o mantenerrelaciones de carácter laboral, civil y comercial.

DERECHOS DE LOS TITULARES

De conformidad con lo previsto en el artículo 8 de la ley 1581 de 2012, los titulares podrán:

- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la sociedad o a los Encargados. Estederecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, queinduzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

- Solicitar prueba de la autorización otorgada a la Sociedad, salvo cuando expresamente se exceptúecomo requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley.

- Ser informado por la Sociedad o el Encargado, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a susdatos personales.- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en lapresente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten losprincipios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederácuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que la Sociedad o el Encargadohan incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.

- Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento. 

OBLIGACIONES DE INVERSIONES HAY SAS.

INVERSIONES HAY SAS. deberá:

• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

• Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectivaautorización otorgada por el Titular.

• Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten porvirtud de la autorización otorgada.

• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración,pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

• Garantizar que la información que se suministre al Encargado sea veraz, completa, exacta, actualizada,comprobable y comprensible.

• Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas lasnovedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidasnecesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado.

• Suministrar al Encargado, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamenteautorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.

• Exigir al Encargado en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de lainformación del Titular.

• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.

• Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimientode la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.

• Informar al Encargado cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

• Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.

• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos deseguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

PERSONA O ÁREA RESPONSABLE

Toda petición, queja o reclamo relacionado con el manejo de datos personales, en aplicación de loprevisto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, deberá enviarse a:

Sociedad: IINVERSIONES HAY SAS

Departamento: FUNZA

Dirección: Autopista Medellin KM 7 Celta Trade Park Bod 17-1

Correo electrónico: [email protected]éfono: 8219022

PROCEDIMIENTOS DE PRESENTACIÓN Y RESPUESTA DE CONSULTAS

Los titulares de datos personales que consten en las bases de datos de la ENTIDAD, o suscausahabientes, podrán consultar los datos que suministrará la información en los términos previstos enla legislación aplicable. Toda solicitud de consulta, corrección, actualización o supresión deberápresentarse por escrito o por correo electrónico, de acuerdo a la información contenida en este documento.

Las consultas serán atendidas en un término de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha derecibo de la respectiva solicitud. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término,se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que seatenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes alvencimiento del primer término.

PROCEDIMIENTOS DE PRESENTACIÓN Y RESPUESTA A DE CONSULTAS QUEJAS Y RECLAMOS

Los reclamos deberán ser formulados por escrito o por correo electrónico, de acuerdo a la informacióncontenida en este documento, y deberán contener, al menos, la siguiente información:

• Identificación del Titular

• Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo

• Dirección del titular

• Documentación que se quiera presentar como prueba.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha delrequerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistidodel reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quiencorresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo entrámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles.

Dicha leyenda deberámantenerse hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para atender el reclamo será dequince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuereposible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demoray la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábilessiguientes al vencimiento del primer término.

VIGENCIA DE LA BASE DE DATOS

Las Políticas de Tratamiento de Información Personal deINVERSIONES HAY SAS. estarán vigentes a partir del día Primero (1) de enero de 2017. INVERSIONES HAY SAS. se reserva el derecho a modificarlas, en los términos y conlas limitaciones previstas en la ley. Las bases de datos administradas por la Sociedad se mantendránindefinidamente, mientras desarrolle su objeto, y mientras sea necesario para asegurar el cumplimientode obligaciones de carácter legal, particularmente laboral y contable, pero los datos podrán sereliminados en cualquier momento a solicitud de su titular, en tanto esta solicitud no contraríe unaobligación legal de INVERSIONES HAY SAS. o una obligación contenida en un contrato entre INVERSIONES HAY SAS. y Titular.